Scan strjitfakturen

Nederlânsk Ynstitút foar Iepenbiere Feiligens

Automatisearre workflow wêryn't ynkommende fakturen, ûntfangsten of oare dokuminten earst scanne wurde en dan in searje kontrôles trochrinne. Dit omfettet OCR-erkenning, falidaasje fan leveransier- en betellingsgegevens, en it kontrolearjen op dûbele ynfieringen en alle ferskillen.

Lêst feroare op 7 novimber 2025 om 12:43 | Publikaasjestandaard 1.0

• Publicatiecategorie: Ympaktfolle algoritmes
• Impacttoetsen: Fjild net ynfierd.
• Status: Yn gebrûk

Algemene ynformaasje

Tema

Public finance

Begjindatum

Fjild net ynfierd.

Kontaktgegevens

[e-mail]

Link nei publykspagina

https://nipv.nl

Ferantwurde gebrûk

Doel en impact

Automatisearre foarferwurking fan fakturen. Fakturen wurde dan troch minsken ferwurke.

Afwagings

Foardielen

• De AI lêst automatysk alle gegevens fan in faktuer (bedrach, datum, leveransier) en follet it direkt yn it systeem yn.
• Fluch werkenning fersnelt de ferwurking signifikant; fakturen kinne direkt troch in minske goedkard wurde sûnder hânmjittige ynfier.
• Flaters wurde fermindere om't de AI kontrolearret oft de sifers sin meitsje (bygelyks oft it BTW-persintaazje korrekt is).
• It besparret personielstiid, wêrtroch't meiwurkers har kinne rjochtsje op wichtiger taken lykas it kontrolearjen fan útsûnderingen.

Neidielen

• De AI wurket allinnich goed as de fakturen dúdlik en lêsber binne; minne scans of mei de hân skreaune fakturen kinne flaters feroarsaakje.
• Foar komplekse fakturen (bygelyks meardere rigels of spesjale koartingen) is in minsklike yntervinsje noch altyd fereaske.
• Ymplemintaasje is djoer en fereasket training fan it systeem op 'e spesifike faktuerformaten.
• 
  

Wêrom is it ridlik rjochtfeardige?

• As jo ​​alle dagen in soad fakturen ûntfange en de ferwurkingstiid in knelpunt is.
• As jo ​​de kâns op flaters ferminderje wolle.
• As jo ​​al in digitaal fakturearringssysteem hawwe en de AI-scan maklik yn jo besteande workflow yntegrearje kinne.
• 
  

Alternativen

1. Manuele ynfier - feilich, mar stadich en gefoelich foar flaters.
2. Standert OCR-software sûnder AI - lêst tekst mar begrypt kontekst net; jo moatte noch in protte kontrolearje.

Minskele tuskenkomst

Ja, der is altyd minsklike yntervinsje op 'e AI-scannende strjitte.

• It model trainen - Minsken leverje foarbyldfaktueren en korrigearje de útfier, sadat de AI leart hokker fjilden (bedrach, datum, BTW-taryf, ensfh.) goed werkenne moatte.
• Útsûnderingen en komplekse fakturen - As in faktuer ôfwykt fan 'e standert yndieling (bygelyks meardere rigels, mei de hân skreaune notysjes of spesjale koartingen), wurdt it markearre en moat in meiwurker de ynformaasje manuell kontrolearje en oanpasse as it nedich is.
• Kwaliteitskontrôle - Nei automatyske fêstlizzen fiert it algoritme in ferifikaasjestap út wêrby't in meiwurker de ynfierde gegevens ferifiearret foardat de faktuer úteinlik ferwurke wurdt. Dit foarkomt flaters dy't de AI meitsje kin fanwegen in minne scan of in ûnbekend formaat.

Dus wylst AI it measte fan 'e gegevensekstraksje automatisearret, bliuwt minsklik tafersjoch essensjeel om krektens te garandearjen en útsûnderlike gefallen te behanneljen.

Risikobehear

• De AI-scanstrjitte produseart faktueren rapper en mei minder flaters, mar it kin soms wat ferkeard lêze.
• Dêrom kontrolearret it systeem sels oft de gegevens logysk binne; as dat net sa is, moat in minske it kontrolearje.
• Alles wat de AI docht wurdt kreas registrearre, sadat jo letter kinne sjen wa't wat dien hat - wat helpt by ynspeksjes.
• Faktueren bliuwe feilich fersifere, en allinich minsken mei de juste rjochten kinne se besjen.
• Proactis biedt reservekopy-opsjes en in tsjinstgarânsje, sadat jo net hielendal sûnder faktuerferwurking sitte.
• Uteinlik moatte minsken de faktuerferwurking noch goedkarre.

Dizze maatregels stelle ús yn steat om de foardielen fan 'e AI-strjitte-scanning te benutten, wylst de wichtichste risiko's ûnder kontrôle hâlden wurde.

Wettlike basis

Juridyske ferplichting: Richtlijn e-Fakturearring (2014/55/EU)

Legitiem belang: De organisaasje hat in legitime belang by effisjinte, flaterfrije en feilige faktuerferwurking.

Links nei wettlike basis

• Directive (2014/55/EU): https://wetten.overheid.nl/EUR20140055
• Act of 20 December 2017, amending the Procurement Act 2012 and the Defence and Security Procurement Act in connection with the implementation of Directive 2014/55/EU of the European Parliament and of the Council of 16 April 2014 on electronic invoicing in public procurement: https://www.eerstekamer.nl/behandeling/20180112/publicatie_wet_3/document3/f=/vkkx3ifxcfxq.pdf

Wurking

Gegevens

De AI-scanmotor lêst in faktuer en ekstraheart automatysk wichtige ynformaasje: wa't de faktuer ferstjoerd hat, it faktuernûmer en de datum, de krekte oankeap (artikelen, hoemannichten, prizen), de te beteljen belesting en it totale bedrach. It systeem kontrolearret ek oft de ynformaasje oerienkomt mei besteande oankeaporders en oft der dûbele faktueren binne. Dizze gegevens wurde dan direkt ynfierd yn it boekhâldsysteem, wêrtroch't hânmjittich wurk en flaters wurde fermindere.

Links nei gegevensboarnen

explanation of proactis: https://www.proactis.com/us/solutions/ai/invoice-capture-ai/

Technyske wurking

1. De faktuer wurdt lêzen

• Iemand uploadt in foto, in PDF-bestân of in skende papieren faktuer yn it systeem.

1. OCR (Optyske tekenherkenning)

• In spesjaal programma sjocht nei de ôfbylding en konvertearret alle letters, sifers en symboalen nei normale tekst.
• Dit makket in "digitale ferzje" fan 'e faktuer dy't de kompjûter lêze kin.

1. AI- en NLP-algoritmen

• De tekst wurdt dan troch keunstmjittige yntelliginsje (KI) en natuerlike taalferwurking (NLP) behannele.
• Dizze algoritmen werkenne patroanen lykas "Faktuernûmer", "Datum", "Bedrach", "BTW-persintaazje", "Leveransier" en sa fierder.
• Se keppele elk fûn wurd of nûmer oan in spesifyk fjild (bygelyks it nûmer neist "Faktuernûmer" wurdt it faktuernûmer).

1. Kontrôle en falidaasje

• De AI fergeliket de gegevens dy't it fynt mei regels dy't wy ynsteld hawwe:
• It subtotaal plus BTW moat gelyk wêze oan it totale bedrach.
• It faktuernûmer mei net al yn it systeem bestean (deteksje fan dûbele faktuer).
• De datum moat in echte kalinderdatum wêze.
• As der wat net kloppet, markearret it systeem de faktuer as "te kontrolearjen" en freget it in minske om dernei te sjen.

1. Ferbining mei it ERP/boekhâldsysteem

• Sadree't de gegevens korrekt binne, stjoert de scanstrjitte se automatysk nei it finansjele systeem (bygelyks SAP, Microsoft Dynamics, Oracle).
• De faktuerrigels ferskine fuortendaliks yn 'e rekkens, klear foar goedkarring en betelling. Dit wurdt dien troch in minske.

1. Opslach en audittrail

• De orizjinele scan en ekstrahearre gegevens wurde feilich fersifere opslein.
• It systeem hâldt in logboek by fan wa't de faktuer upload hat, wa't de AI-ekstraksje goedkard hat, en wannear't de betelling plakfûn hat.

Leveransier

proaktis